Dit is de privacyverklaring van CompanySpotter BV, gevestigd aan de Koninginnegracht 46-I te Den Haag en geregistreerd in het Nederlandse handelsregister onder nummer 78391857. Voor alle vragen rondom de inhoud van deze verklaring of het uitoefenen van uw rechten inzake privacy hebben wij een Functionaris voor Gegevensbescherming aangesteld welke bereikbaar is via [email protected].
Privacy is belangrijk voor ons en wij zetten ons in voor de bescherming van persoonlijke gegevens die verwerkt worden in onze database en onze dienstverlening (hierna "Dienst" genoemd). Deze privacyverklaring database legt uit wat onze doeleinden en rechtsgrondslag zijn voor de informatie die wij over de betrokkenen kunnen verzamelen, de bronnen van de informatie en hoe de informatie verwerkt wordt.
Welke persoonsgegevens worden in de Dienst verwerkt?
Veruit de meeste gegevens die middels onze Dienst verwerkt worden, bestaan uit informatie over rechtspersonen en organisaties in diverse verschijningsvormen (hierna "Onderneming” of in meervoud “Ondernemingen" genoemd), zoals de door de Onderneming gebruikte software, de bedrijfsactiviteiten, het werkterrein, werkgebied en algemene contactgegevens. Er wordt echter een beperkte hoeveelheid gegevens verzameld en verwerkt die gekoppeld kunnen worden aan natuurlijke personen op basis van hun openbare rol in de bedrijfsvoering van de Onderneming, die openbaar is gemaakt in hun rol als vertegenwoordiger van de Onderneming of die anderszins beschikbaar en vrij toegankelijk is in het publieke domein.
Hoe worden de gegevens verzameld?
De Dienst is een op software gebaseerde database, die gebruik maakt van intelligente technologie voor gegevensverzameling en algoritmen voor machinaal leren. De software doorzoekt voortdurend publiek vrij toegankelijke bronnen en gegevens, extraheert en indexeert de gegevens en completeert tot een informatie over de Onderneming. De verzamelde gegevens bestaan uit gegevens in het publieke domein, websites van Ondernemingen, openbare bronnen en ander bronmateriaal dat door het bedrijf of haar vertegenwoordigers aan het publiek beschikbaar wordt gesteld, en dit steeds binnen de (wettelijke) mogelijkheden. De Dienst kan ook links bevatten naar externe websites, waar informatie over de Onderneming gepubliceerd wordt.
Ondernemingen worden, conform de in artikel 14 van de GDPR gestelde voorwaarden, per e-mail geïnformeerd over de verwerking van de gegevens en de mogelijkheid dat dit ook persoonsgegevens zou kunnen betreffen. Hiermee wordt geenszins gesteld dat het in alle gevallen noodzakelijk zou zijn om betrokkenen te informeren, maar er is bewust voor gekozen om een hoge(re) norm te hanteren.
Hoe worden persoonsgegevens verwerkt?
CompanySpotter verwerkt alleen publiekelijk beschikbare persoonsgegevens die direct verband houden met de rol van de persoon in de Onderneming. Onze Dienst is ontworpen om geen persoonlijke gegevens in de Dienst te verzamelen of te verwerken die verder gaan dan wat direct betrekking heeft op de informatie van de Onderneming. De verwerking is beperkt om een minimaal effect op de privacy te hebben en de verwerking van persoonsgegevens gaat niet verder dan wat de betrokkenen redelijkerwijs kunnen verwachten (namen en contactgegevens van vertegenwoordigers van de Onderneming, zoals beschikbaar in de oorspronkelijke openbare bron). Onze intelligente technologie voor het verzamelen van gegevens zoekt en actualiseert de informatie die wij verzamelen en verwerken voortdurend, wat ervoor zorgt dat er geen onnauwkeurige of verouderde persoonsgegevens met betrekking tot Ondernemingen in de Dienst worden opgeslagen na een redelijke termijn. Als de oorspronkelijke bron wordt bijgewerkt of verwijderd, zullen de persoonsgegevens in de Dienst ook na korte tijd worden bijgewerkt of verwijderd.
Wie is de verantwoordelijk voor de informatie?
CompanySpotter exploiteert een intelligente database die informatie weergeeft die in openbare bronnen en op het internet beschikbaar is. Terwijl wij gegevens indexeren en opslaan, hebben wij controle over welke gegevens verzameld worden en hoe wij ze verwerken. Onze verwerking bestaat uitsluitend uit het filteren van gegevens die al beschikbaar zijn, en wij gebruiken ze voor geen enkel ander doel dan ze verder ter beschikking van onze bezoekers, gebruikers en klanten te stellen. CompanySpotter is dan ook verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens.
Wanneer wij de gegevens toegankelijk maken voor onze klanten, kan de klant ons hulpmiddel gebruiken om de door ons geïndexeerde gegevens te bladeren, en kan hij ervoor kiezen de gegevens in zijn systemen te importeren. Door dit te doen, nemen onze klanten de controle over de gegevens over en verwerken zij de (persoons-)gegevens (voor de hieronder gespecifieerde doeleinden) in overeenstemming met hun privacy beleid. Wij eisen middels onze Gebruiksvoorwaarden van onze klanten dat zij zich verbinden tot het rechtmatig gebruik van de door ons verstrekte gegevens. In het bijzonder in geval van de verwerking van de persoonsgegevens voor andere doeleinden dienen zij zelfstandig transparantie te betrachten en de rechtsgrond te beoordelen.
Doel en rechtsgrondslag van de verwerking van persoonsgegevens
In de uitoefening van onze bedrijfsactiviteiten en het nastreven van onze doelstellingen hebben wij een database aangemaakt die samengesteld is op basis van gegevens van Ondernemingen. De gegevens opgenomen in onze database zijn daarom steeds bedrijfsgegevens. Het is evenwel mogelijk dat (bepaalde) bedrijfsgegevens tevens persoonsgegevens zijn. Het betreft uitsluitend persoonsgegevens die op de website van de Onderneming in kwestie weergegeven worden en aldus verband houden met de (wettelijke) vertegenwoordiger(s) van de desbetreffende organisatie of de persoonsgegevens van natuurlijke personen-ondernemingen. Deze gegevens worden opgenomen in onze database, maar zijn beperkt tot de gegevens die noodzakelijk zijn voor het leveren van onze diensten.
De Dienst van CompanySpotter kan onze klanten onder meer voor onderstaande doeleinden worden gebruikt:
- Het hebben van actuele informatie over potentiële zakelijke klanten georganiseerd in één doorzoekbare database;
- Binnen de zakelijke markt uitvoeren van marktanalyses en marktsegmentaties teneinde het inzichtelijk krijgen van de meest relevante Ondernemingen (leads) om commercieel te benaderen met een passend voorstel;
- Faciliteren van zakelijke gespreksvoorbereiding door inzicht te verschaffen in wat er allemaal speelt bij een specifieke Onderneming, of binnen vergelijkbare organisaties;
- Controleren en aanvullen van bestanden met volledige en actuele contactgegevens en aanvullende informatie over Ondernemingen teneinde de kwaliteit en relevantie van gegevens te verhogen, doordat verouderde en ontbrekende bedrijfsinformatie wordt opgeschoond.
- Uitvoeren van onderzoek en analyses, welke kunnen leiden tot geaggregeerde statistische inzichten om patronen en trends te begrijpen aangaande Ondernemingen en de markt(en) waarbinnen zij actief zijn.
Deze doeleinden zijn de verdere verwerkingen die door de klanten uitgevoerd kunnen worden.
De hoger omschreven doelstellingen van CompanySpotter kunnen niet verwezenlijkt worden zonder het verzamelen, verwerken, systematiseren, analyseren en interpreteren van bedrijfsgegevens (en hieraan gerelateerde persoonsgegevens). De kernactiviteit van CompanySpotter is het verzamelen, verwerken en commercialiseren van bedrijfsinformatie en contactgegevens van Ondernemingen. In het kader van deze verwezenlijking verliest CompanySpotter haar verplichtingen m.b.t. de verwerking van persoonsgegevens evenwel niet uit het oog en voert zij een strikt (intern) privacybeleid. In dit beleid staat het streven naar het aanbieden van kwalitatief hoogwaardige, juiste, actuele en volledige gegevens centraal. Daarnaast worden de gebruikers verplicht de relevante regelgeving omtrent de verwerking van (eventuele) persoonsgegevens, elektronische communicatie en direct marketing strikt na te leven.
Conform de GDPR moet elke verwerking van persoonsgegevens gerechtvaardigd zijn, zo ook de verwerking door CompanySpotter. De regels stellen dat de verwerking gerechtvaardigd is, wanneer het doel van de verwerking gebaseerd kan worden op één van de zes rechtsgrondslagen die in de verordening worden gegeven. De toepasbaarheid van de grondslagen is afhankelijk van de situatie. Het hangt onder andere af van de vraag of de verwerking wordt verricht door een publieke of private organisatie, met welk doel de persoonsgegevens worden verwerkt en op welke wijze ze verzameld worden. De rechtsgrondslagen zijn niet cumulatief. Ook is er geen hiërarchische volgorde van de rechtsgrondslagen. Slechts één van de grondslagen hoeft van toepassing te zijn om verwerking te rechtvaardigen.
De verwerkingen door CompanySpotter in het kader van het samenstellen van de database zijn noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van CompanySpotter. Hierbij is reeds afgewogen dat de belangen of de grondrechten en de fundamentele vrijheden van de betrokkene die tot bescherming van persoonsgegevens nopen, niet zwaarder wegen dan die belangen. Ons gebruik, de verwerking en het bijhouden van dergelijke openbare gegevens in het gegevensbestand is beperkt om een minimaal effect op de privacy te hebben, en de verwerking van persoonsgegevens gaat niet verder dan wat de betrokkenen redelijkerwijs kunnen verwachten en, voor zover van toepassing, beperkt het zich tot de periode dat de betrokkene de functie bij de Onderneming bekleedt, en dezelfde informatie is beschikbaar en vrij toegankelijk voor het publiek in het publieke domein. Voor meer informatie hierover verwijzen wij u naar onze Toelichting Gerechtvaardigd Belang.
CompanySpotter verwerkt in geen geval bijzondere persoonsgegevens – zoals ras, etnische afkomst, politieke opvattingen, lidmaatschappen, gegevens over gezondheid en/of religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen. Tevens vindt er geen enkele vorm van geautomatiseerde besluitvorming plaats op basis van individuele profielen (profiling).
Herkomst van Persoonsgegevens
CompanySpotter verzamelt persoonsgegevens hoofdzakelijk uit open en openbare gegevens van Ondernemingen, die in het publieke domein beschikbaar zijn of door de Ondernemingen zelf aan het publiek vrij ter beschikking zijn gesteld met het oog om actief deel te nemen aan het handelsverkeer en vindbaar te zijn voor zoekmachines. Tot de bronnen behoren, websites van Ondernemingen, bedrijfsprofielen op sociale media, persberichten en ander bronmateriaal dat door de Onderneming of haar vertegenwoordigers aan het publiek ter beschikking is gesteld. Mogelijk worden nationale registratiebureaus (of hun equivalenten) gebruikt om gegevens te valideren en verrijken. Alle persoonsgegevens in onze databank zijn gekoppeld aan de bron waar zij verkregen zijn, en onze technologie is ontworpen om de persoonsgegevens bij te werken op basis van die bron.
Inhoud van de persoonlijke gegevens in het Bestand
De database van CompanySpotter bevat een beperkt aantal persoonsgegevens die rechtstreeks verband houden met de rol van de betrokkene in de Onderneming. Andere persoonsgegevens worden niet in onze database opgenomen. Ondanks dat al onze interne processen er op gericht zijn het verwerken van persoonsgegevens te minimaliseren, bestaat de mogelijkheid dat er zich persoonsgegevens kunnen bevinden in de volgende onderdelen die CompanySpotter verwerkt:
- Domeinnaam
- Bedrijfsnaam
- BTW nummer
- Telefoonnummer
- E-mailadres
- Title van de website
- Omschrijving (description) van de website
- Social media links van de website
- Tekstuele inhoud van de website
- IP-adres
De verzameling m.b.t. één Onderneming in de database wordt steeds aangeduid als het “Bestand”.
Ontvangers van persoonlijke gegevens
Alle persoonlijke gegevens die beschikbaar zijn voor de gebruikers en klanten van onze Dienst zijn reeds vrij toegankelijk in het publieke domein, of op een andere manier beschikbaar voor het publiek op dezelfde manier en in een gelijkaardig formaat als in onze Dienst. CompanySpotter richt zich volledig op het op een eenvoudige wijze doorzoekbaar maken en ter beschikking stellen van deze, reeds openbaar gemaakte, informatie. Ten aanzien van de ontvangers van persoonlijke gegevens worden binnen CompanySpotter drie verschillende soorten ontvangers onderscheiden:
- Bezoekers: de bezoekers hebben in principe geen toegang tot persoonlijke gegevens. Een beperkte hoeveelheid informatie over de Ondernemingen die opgenomen zijn in onze dienst en verwante gegevens is beschikbaar via de zoekmachine op onze website, die gebruikt kan worden zonder een klantrelatie met CompanySpotter. Alle systemen zijn zodanig ingericht dat persoonsgegevens niet zichtbaar zijn en exportmogelijkheden zijn afgesloten. Tevens dienen bezoekers zich aan de gebruiksvoorwaarden van de website te houden.
- Geregistreerde gebruikers: de geregistreerde gebruikers van de Dienst van CompanySpotter hebben (uitsluitend online) beperkt toegang tot de mogelijke persoonsgegevens die verband houden met de Ondernemingen die zij zoeken, voor zover die gegevens in de Dienst beschikbaar zijn. Hierbij zijn exportmogelijkheden afgesloten. Alle geregistreerde gebruikers dienen zich vooraf te registreren en akkoord te gaan met de Gebruiksvoorwaarden waarmee zij nadrukkelijk gebonden zijn tot het hanteren van zorgvuldigheid en strikte naleving van alle wet- en regelgeving.
- Betalende klanten: de betalende klanten van de Dienst van CompanySpotter hebben toegang tot de persoonsgegevens in verband met de Ondernemingen die zij zoeken, voor zover die gegevens in de Dienst beschikbaar zijn. Alle betalende klanten dienen zich vooraf te registreren en akkoord te gaan met de Gebruiksvoorwaarden waarmee zij nadrukkelijk gebonden zijn tot het hanteren van zorgvuldigheid en strikte naleving van alle wet- en regelgeving. De betalende klanten van CompanySpotter kunnen gegevens uit de Dienst exporteren. Wanneer onze klanten deze functie gebruiken, worden zij verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens, in welk geval de privacyverklaring van de klant van toepassing zal zijn op de gegevensverwerking die zij zouden kunnen uitvoeren. In gevallen waarin persoonsgegevens aan onze klant worden meegedeeld, eisen wij van de klant dat hij zich contractueel verbindt tot passende gegevensverwerkingspraktijken.
- Wij kunnen derden gebruiken bij het verlenen van de Dienst. In dat geval worden daar altijd sluitende overeenkomsten mee gesloten die ten minste dezelfde zekerheden bieden als CompanySpotter zichzelf oplegt ten aanzien van beveiliging en privacy.
Doorgifte en behandeling van informatie
De gegevens die CompanySpotter van de betrokkenen verzamelt, worden niet opgeslagen op een bestemming buiten de Europese Economische Ruimte ("EER"). Onze Dienst kan echter door onze klanten en andere gebruikers op een plaats buiten de EER gebruikt worden. Als onderdeel van het gebruik van de Dienst krijgen onze klanten toegang tot de database door middel van zoekopdrachten en filters en kunnen zij ervoor kiezen om gegevens uit onze database in hun systemen te importeren. Middels onze Gebruiksvoorwaarden verbinden onze klanten zich nadrukkelijk tot het rechtmatig gebruik van de door ons verstrekte gegevens, met inbegrip van de rechtmatigheid van elke gegevensoverdracht.
Persoonsgegevens kunnen bekend gemaakt worden aan autoriteiten in gevallen die vereist worden door de verplichte plaatselijke wetgeving of een gerechtelijk bevel. Gegevens kunnen ook openbaar gemaakt worden als de openbaarmaking toegestaan is door de toepasselijke wet- of regelgeving.
Bewaring van persoonsgegevens
Persoonsgegevens worden slechts in de database opgeslagen zolang en voor zover dat nodig is om tijdige en nauwkeurige informatie te verstrekken over Ondernemingen die in de CompanySpotter database opgenomen zijn, zoals ontworpen in de Dienst. Wanneer dergelijke vereisten niet langer bestaan, zullen de persoonsgegevens gewist worden. Het vereiste wordt geacht te bestaan gedurende de periode dat de gegevens in de oorspronkelijke bron zijn vastgelegd. De bewaartermijnen voor persoonsgegevens in CompanySpotter zijn zo ontworpen dat zij de bewaartermijn van de oorspronkelijke gegevensbron weerspiegelen. De gegevensbank wordt regelmatig automatisch bijgewerkt, en persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan een redelijke tijd nadat zij uit de oorspronkelijke bron zijn verwijderd.
Beginselen inzake gegevensbescherming
De informatiebeveiliging van de persoonsgegevens en de verwerking en de vertrouwelijkheid, integriteit en bruikbaarheid worden gewaarborgd met passende technische en administratieve maatregelen, overeenkomstig de informatiebeveiligingsbeginselen van CompanySpotter. De werknemers van CompanySpotter hebben zich ertoe verbonden het beroepsgeheim en de geheimhouding in acht te nemen met betrekking tot de informatie die zij ontvangen bij de verwerking van persoonsgegevens. Richtlijnen inzake privacy en veiligheid zijn aan de werknemers meegedeeld en zorgen voor een strikte naleving van de privacywaarborgen binnen de onderneming.
De database en informatiesystemen zijn alleen toegankelijk met individuele en persoonlijke logingegevens (gebruikersnaam en wachtwoord) die door CompanySpotter zijn toegekend. De toegangsrechten tot de database zijn beperkt, zodat de informatie alleen kan worden ingezien en verwerkt door personen die daartoe bevoegd en verplicht zijn. De klanten en gebruikers van onze Dienst mogen alleen toegang hebben tot de persoonsgegevens die door CompanySpotter in de Dienst ter beschikking worden gesteld.
Voorafgaand aan de operationele activiteiten van CompanySpotter heeft er een risicoanalyse omtrent de informatiebeveiliging plaatsgevonden. Dit heeft ons inzage verschaft in potentiële risicogebieden en daar zijn passende (beveiligings)maatregelen voor getroffen. Deze risicoanalyse wordt met een vaste regelmaat herzien om er voor te zorgen dat deze altijd actueel is en alle maatregelen in lijn zijn met de huidige situatie en te anticiperen op mogelijke risico’s in de voorzienbare toekomst.
Rechten van de betrokkene
U als betrokkene wiens persoonsgegevens onder de ’General Data Protection Regulation’ (GDPR) van de EU vallen, hebt bepaalde rechten en dit deel van de privacyverklaring van de database is bedoeld om u informatie te geven over uw rechten. De GDPR verleent u de hieronder beschreven rechten met betrekking tot uw persoonlijke gegevens, voor zover die in de database zijn opgenomen. Bij het gebruik van uw rechten benadrukken wij dat de aard van onze Dienst is om openbare gegevens te verzamelen, te indexeren en te filteren, en dat alle persoonlijke gegevens in onze database verkregen zijn uit andere openbare bronnen. Als de gegevens gewijzigd of verwijderd worden uit de oorspronkelijke bron, zullen zij ook binnenkort gewijzigd of verwijderd worden uit onze Dienst.
Voor elk van de hieronder vermelde rechten, gelieve alle verzoeken en vragen over gegevensbescherming in de eerste plaats te richten aan onze Functionaris Gegevensbescherming, welke bereikbaar is via het volgende adres: [email protected].
Informatie over de verwerking
U hebt recht op informatie; welke gegevens verzameld worden, de doeleinden van de verwerking waarvoor de persoonsgegevens bestemd zijn, evenals de rechtsgrondslag voor de verwerking en de ontvangers of categorieën ontvangers van de persoonsgegevens, indien die er zijn. Indien uw gegevens in de CompanySpotter database zijn opgenomen, wordt de verwerking ervan geregeld door deze privacyverklaring.
Inzage
U heeft het recht om van CompanySpotter bevestiging te krijgen of de betreffende persoonsgegevens al dan niet verwerkt worden en, indien dat het geval is, toegang te verkrijgen tot de persoonsgegevens. CompanySpotter zal u, nadat wij in alle redelijkheid uw identiteit hebben kunnen controleren, bevestigen of uw gegevens in onze diensten opgenomen zijn, welke gegevens wij verzameld hebben en u informatie geven over de oorspronkelijke bron van uw persoonsgegevens. U kunt een verzoek hiertoe bij ons indienen via [email protected].
Correctie en rectificatie
U heeft het recht om van CompanySpotter, zonder onnodige vertraging, rectificatie te verkrijgen van onjuiste persoonsgegevens. Rekening houdend met de doeleinden van de verwerking, heeft de betrokkene het recht om onvolledige persoonsgegevens te laten aanvullen, onder meer door het verstrekken van een aanvullende verklaring. Wij zullen de persoonsgegevens die wij over u verzamelen automatisch bijwerken wanneer u de informatie in de bron van de gegevens wijzigt.
Beperking en verwijdering
U heeft het recht om te vragen of de persoonsgegevens in de database gewist worden. Wij zullen de persoonsgegevens die wij over u verzamelen automatisch wissen, wanneer u de informatie in de bron van de gegevens verwijdert. U kunt tevens een verzoek hiertoe bij ons indienen via [email protected]. Wij zullen, nadat wij in alle redelijkheid uw identiteit hebben kunnen controleren, de persoonsgegevens verwijderen.
Overdracht
U heeft het recht om te vragen of de persoonsgegevens in de database overgedragen worden naar een andere entiteit in een gestructureerd, algemeen gebruikt en machine leesbaar formaat te ontvangen. U kunt een verzoek hiertoe bij ons indienen via [email protected]. Wij zullen, nadat wij in alle redelijkheid uw identiteit hebben kunnen controleren, de persoonsgegevens overdragen aan de door u gewenste entiteit.
Niet profilering
Binnen CompanySpotter wordt er op geen enkele wijze profilering toegepast.
Recht om een klacht in te dienen
Indien u meent dat de verwerking van uw persoonsgegevens door ons een inbreuk zou uitmaken op de bepalingen van onderhavige privacyverklaring of op de GDPR, heeft u het recht om een klacht in te dienen bij uw nationale toezichthoudende autoriteit. Een overzicht van de verschillende nationale toezichthoudende autoriteiten vindt u hier: https://edpb.europa.eu/about-edpb/about-edpb/members_en. Voor Nederland kunnen betrokkenen zich wenden tot:
Autoriteit Persoonsgegevens
Bezuidenhoutseweg 30
Postbus 93374
2509 AJ Den Haag
Tel. +31 70 888 8500
https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/De betreffende autoriteiten oordelen uitsluitend over de verwerking van persoonsgegevens. De verwerking van bedrijfsgegevens vallen hier, logischerwijs, buiten.
Wijzigingen in de deze verklaring
CompanySpotter heeft het recht om deze verklaring ‘Privacyverklaring Database EU’ te allen tijde te wijzigen of bij te werken. In voorkomend geval zullen wij trachten alle betrokkenen wiens rechten door de desbetreffende wijzing aanzienlijk gewijzigd/geraakt worden op correcte wijze op de hoogte te brengen. Het is in ieder geval verstandig dit document regelmatig te raadplegen. Een ‘een na laatste’ versie is altijd hier beschikbaar.